Was muss ein Unternehmen beachten, wenn es die Arbeitsplätze der Mitarbeiter modernisiert? Dieser Beitrag beleuchtet typische Herausforderungen bei der Einführung eines Modern Workplace, schildert häufige Versäumnisse und gibt Tipps, welche Schritte zu einer gelungenen Umsetzung führen.
Ein moderner Arbeitsplatz unterscheidet sich grundlegend von den Arbeitsmethoden und Werkzeugen von vor zwanzig Jahren. Damals setzte die Kommunikation via E-Mail mit Outlook zum Höhenflug an. Der Microsoft Exchange-Server lief im eigenen Rechenzentrum und Anwendungen wurden auf Desktop-Rechnern im Büro installiert, die man nicht mitnehmen konnte. Einfache mobile Geräte wurden nur Personen in ganz bestimmten Rollen im Unternehmen zur Verfügung gestellt. Tatsächlich gab es noch Unternehmen, die bis zu Corona genauso gearbeitet haben und nun plötzlich vor existenziellen Problemen standen.Der Blick zurück zeigt, dass Unternehmen viel ändern müssen, um ihren Mitarbeitenden einen zeitgemässen und sicheren Arbeitsplatz, also einen Modern Workplace, anbieten zu können. Eine solche Veränderungen zu vollziehen, ist keine leichte Aufgabe. Ein Change stösst naturgemäss auf Widerstände, vor allem in den Köpfen der Mitarbeitenden. Dabei stehen häufig nicht nur technische Bedenken oder Schwierigkeiten im Vordergrund.
Grob lassen sich die Anforderungen an einen Modern Workplace in zwei Aspekte gliedern:
Die Technik und der Mensch.
Der moderne Mitarbeitende arbeitet heute nicht mehr hauptsächlich stationär. Er ist häufig mobil und bewegt sich innerhalb der Firma, im Home-Office, in einem Co-Working-Space oder sogar am Strand oder in den Bergen. Der Arbeitsort kann täglich wechseln. Dennoch müssen Mitarbeitende immer Zugriff auf alle Informationen und Ressourcen haben, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Das bedeutet für die Firma, dass Anwendungen und Dienste weltweit erreichbar und verfügbar sein müssen - und dies auf eine gewohnt sichere Art. Dies lässt sich am besten durch den richtigen Einsatz einer Cloud erreichen, die auch noch andere Vorteile mit sich bringt. Aber natürlich ist eine solche Umstellung nicht ganz kostenlos und benötigt interne wie auch externe Ressourcen.
Wenn Mitarbeitende nicht mehr an einem Ort zusammenarbeiten, bekommen die Kommunikationsprozesse wie auch die dazu notwendigen Werkzeuge eine ganze andere Bedeutung. Sie müssen einen grenzenlosen Austausch von Informationen nicht nur gestatten, sondern sogar fördern.
Durch die Dezentralisierung der Technik bekommt auch die IT-Sicherheit einen ganz neuen Stellenwert. Statt wie bisher zentrale Firmeninfrastruktur nach aussen abzuschirmen, gilt es bei einem Modern Workplace den Fokus auf den Schutz der Identitäten und der Daten zu legen. Ein adäquater Schutz ist durchaus möglich, erfordert aber aufgrund der gestiegenen Komplexität den Einsatz anderer Strategien und Konzepte.
Auch die menschlichen Herausforderungen sind nicht ohne: Der Mensch ist ein soziales Wesen. Seine Neugier und Wissbegierde führt zu neuen Ideen, die im Austausch mit anderen zu Lösungen reifen. Gut funktionierende, kommunikative Teams sind wesentlich produktiver und insbesondere innovativer als die gleiche Anzahl einzeln agierender Personen.
Die menschlichen Herausforderungen an den Modern Workplace sind somit: Wie erhält und fördert das Unternehmen den Teamgeist und den intensiven Informationsaustausch, auch neben der Arbeit, wenn Teams verstreut über verschiedene Standorte zusammenarbeiten?
Auch ändert sich der Arbeitsstil von Mitarbeitenden, wenn Sie getrennt von den anderen im Team arbeiten müssen. Den Arbeitstag selbst strukturieren und oft auch stärker eigenverantwortlich handeln sind unter dem Stichwort "Selbstverantwortung" wichtige Aspekte. Da Mitarbeitende nicht mehr an ihrer Anwesenheitszeit gemessen werden können, bekommen die Arbeitsergebnisse ein höheres Gewicht. Dabei spielen Vertrauen und Transparenz ein wichtige Rolle. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre bisherige Firmenkultur überprüfen und häufig auch anpassen müssen.
Von Haus aus haben Menschen das Bedürfnis nach Sicherheit und die Meisten nehmen an, dass wenn alles so bleibt, wie es ist, diese Sicherheit am grössten ist. Veränderungen werden daher gerne als Bedrohung und nicht als Chance wahrgenommen. Der Modern Workplace führt aber zwangsläufig zu grossen Veränderungen.
Diese Veränderungen frühzeitig als Chance darzustellen, intensiv über die Vorteile mit der gesamten Belegschaft zu diskutieren und sich über mögliche Vorbehalte oder Ängste auszutauschen, sind daher zwingende Massnahmen. Wer diese Diskussion scheut und glaubt, sie sei unnötig, baut Widerstände bei den Mitarbeitenden auf. Ein professionelles Change Management hilft mit entsprechenden Methoden dabei, den Faktor Mensch in einem Modern Workplace-Projekt gebührend zu berücksichtigen. Die Investition in das Change Management zahlt sich in der Praxis häufig mehr als aus.
Für die Mitarbeitenden muss der Wandel sichtbare Vorteile haben (what’s in for me?). Anwendungen und Werkzeuge müssen besser, komfortabler, schneller, flexibler oder effizienter sein. Bei der Wahl des richtigen Cloud-Modells und den geeigneten Anwendungen sind daher diese Aspekte neben der Sicherheit höher zu gewichten als reine Kostenüberlegungen. Vermeintliche Kosteneinsparungen während des Projekts werden später im operativen Betrieb häufig durch fehlende Effizienz oder Akzeptanz wieder kompensiert und wirken sich so ungünstig auf den ROI aus.
Auch aus Unternehmenssicht sollte der Modern Workplace als Chance und nicht als notwendiges Übel betrachtet werden. Der Modern Workplace hilft Ihnen mit den Mitarbeitenden in einen intensiven Dialog zu treten und so Zugang zu wertvollen Ideen und Wissen zu erhalten. Nutzen Sie diese Erkenntnisse aus der Belegschaft, um ein Umfeld zu kreieren, das für alle passt. Das erhöht die Akzeptanz enorm. Dies nicht nur in der Umsetzung, sondern auch im späteren permanenten Verbesserungsprozess.
Sorgen Sie dabei für maximale Transparenz: Erläutern Sie einfach und verständlich die Ziele der Veränderung und die Motivation dahinter. Machen Sie so viele Informationen wie möglich öffentlich und schaffen so Verständnis und Vertrauen.
Fehler sind erlaubt. Es ist wichtig Dinge auszuprobieren, um zu testen, ob sie sich in der Praxis bewähren. Ein moderner Arbeitsplatz ist stets im Wandel und unterliegt daher einem permanenten Verbesserungsprozess.
Das frühzeitige Hinzuziehen von Expertenwissen ist ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor. Dabei ist neben der rein technischen Kompetenz auch Erfahrung im Change Management gefragt. Mit dem richtigen Partner vermeiden Sie typische Schwierigkeiten, nicht nur in technischer, sondern auch in organisatorischer und menschlicher Sicht.
Die Umstellung auf einen Modern Workplace braucht Willen und Vertrauen: Willen zur Veränderung und Vertrauen in die neue Technik und starke Partner. Aber auch Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter, die sich einbringen und die Neuerungen annehmen. Sind die Herausforderungen im Vorfeld bekannt, können typische Hürden einfacher gemeistert werden. Das Resultat: motivierte, innovative Mitarbeitende und eine gesteigerte Effizienz im Unternehmen!