Change Management – Erfolgsfaktor Mensch

Grossartige Technologie, kompetente und erfahrene Projektleitung, sogar Unterstützung aus dem Top-Management und trotzdem: Viele Projekte erreichen die gesteckten Projektziele zu spät, nur teilweise oder gar nicht. Wie kann das sein? Die Antwort ist denkbar einfach und trotzdem komplex: Der Erfolgsfaktor Mensch wird häufig zu wenig oder gar nicht berücksichtigt, obwohl er beim Projekterfolg die Hauptrolle spielt.

Die Digitalisierung eröffnet neue Welten und scheinbar unbegrenzte Möglichkeiten. Neue Technologien wie Cloud Computing, künstliche Intelligenz, Internet of Things oder der Modern Workplace ermöglichen die Verbesserung des Kundenerlebnisses, effizienteres Arbeiten oder sogar die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Die Erkenntnis, dass sich Unternehmen transformieren müssen, um auch in Zukunft für den Markt relevant zu bleiben, ist mittlerweile kein Geheimnis mehr. Einen Chief Digital Officer im Organigramm und eine Vielzahl an Projekten zur Einführung neuer Technologien im Projektportfolio – dieses Verständnis von Digitalisierung gilt in der Praxis häufig als Erfolgsrezept. Die Realität zeigt jedoch ein anderes Bild: Viele Projekte scheitern, versanden oder bringen nicht den erwarteten Nutzen. Dafür gibt mehrere Gründe:

• Fehlender Support des Top-Managements
• Fehlendes Change Management
• Fehlendes Verständnis der betroffenen Mitarbeiter für die Gründe/Notwendigkeit eines Projektes
• Change-resistente Organisation und/oder Unternehmenskultur
• Change Überdruss

Die Essenz der umfangreichen und nicht abschliessenden Liste ist jedoch offensichtlich:  der Mensch steht im Zentrum. Eine aktuelle Prosci®-Studie macht deutlich, dass die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projektes um Faktor 6 zunimmt, wenn der Faktor Mensch entsprechend berücksichtigt wird. Umso erstaunlicher ist es, dass in der Praxis das Auge «Technologie» häufig scharf sieht, wohingegen das Auge «Mensch» trüb oder gar blind ist.

Adressieren der menschlichen Aspekte

Die Disziplin, welche sich um die menschlichen Aspekte eines Projektes oder einer Veränderung generell kümmert, heisst: Change Management. Denn ohne Menschen wird die Umsetzung jedes Vorhabens schwierig. Ganz nach dem Motto: «Wir digitalisieren und keiner merkt es».

Change Management darf jedoch nicht als isoliertes Thema betrachtet werden. Nur im Zusammenspiel mit dem Projekt Management, der Unterstützung des Top-Managements und den erforderlichen Sponsoren lassen sich Projektziele im gewünschten Umfang erreichen. Um in diesem Dreieck die richtige Balance sicherzustellen, ist die Schaffung der Rolle des Change Managers oder gar eines Change Management Offices unverzichtbar. Der Change Manager treibt die verschiedenen Phasen während eines Changes aktiv, ist Sparring-Partner für den Projektleiter und coacht und unterstützt die Projektsponsoren.

Bevor jedoch mit viel Enthusiasmus mit dem Change Management gestartet werden kann, ist das Verständnis für folgende, wahrscheinlich genetisch bedingte, Eigenschaft des Homo sapiens von enormer Wichtigkeit: Jede Veränderung erzeugt vorderhand Widerstand. Der gezielte und kontrollierte Umgang mit diesem Widerstand gehört zu den Kernaufgaben des Change Managements. Aus diesem Grund unterteilt sich Change Management gleich wie das Projekt Management in verschiedene Phasen:

1. Vorbereiten
   In dieser Phase gilt es bereits im Vorfeld eines Projektes sämtliche Vorkehrungen für einen erfolgreichen Change zu treffen. Neben der Definition der notwendigen Change Strategie und der Zusammenstellung des Change Teams ist auch die Erstellung einer Sponsoren-Landkarte hilfreich. Diese kann ein erstes Bild vermitteln, wer die geplante Veränderung unterstützt und wer eher dagegen ist. Aus den Erkenntnissen lassen sich entsprechende Massnahmen ableiten. 
2. Durchführen
   Nur wer einen Plan hat, ist auf alle Eventualitäten während der Umsetzung eines Changes vorbereitet. Dieser Plan umfasst sinnvollerweise die verschiedenen, relevanten Aspekte einer Veränderung wie Kommunikation, Sponsoring, Coaching, Widerstandsbewältigung und Ausbildung.
3. Verankern
   Einer der wichtigsten Phasen ist die nachhaltige Verankerung einer Veränderung innerhalb der Organisation und Kultur eines Unternehmens. Neben der Auswertung von definierten Messwerten gehört eine offene Feedbackkultur, die Umsetzung von korrektiven Massnahmen aber auch das Feiern von Erfolgen dazu.
   
   

Erfolgreiches Change Management beinhaltet jedoch nicht nur sozio-kulturelle Faktoren. Es gibt auch handfeste kommerzielle Gründe, welche für das Change Management sprechen. Am Beispiel Modern Workplace lassen sich diese einfach aufzeigen: Je schneller Anwender die neue Art und Kultur der Zusammenarbeit antizipieren (User Adoption), je mehr Mitarbeiter die neuen Werkzeuge und Technologien nutzen und je höher der damit verbundene Effizienzgewinn ausfällt, desto rascher stellt sich die gewünschte Investitionsrentabilität (ROI) eines Projektes ein.

Gute Sache – und jetzt?

Change Management ist keine neue Erfindung. Mit dem Einzug der Digitalisierung und dem damit verbundenen, permanenten Veränderungsdruck (Perpetual Change) hat die Bedeutung von Change Management jedoch in den letzten zwei Jahren massiv zugenommen. Insbesondere ist das Verständnis, warum es Change Management braucht, in Unternehmen gestiegen.

Trotzdem listet die Prosci®-Studie eine Reihe von Gründen auf, warum Unternehmen bei der Einführung von Change Management scheitern:

• Falsches Verständnis von Change Management
• Fehlende Ressourcen
• Change Überdruss
• Fehlende Unterstützung des mittleren Managements
• Fehlende Integration von Projekt- und Change Management

Es lohnt sich daher in einem ersten Schritt den Reifegrad in Bezug auf das Change Management im eigenen Unternehmen zu evaluieren. Dazu gibt es verschiedene erprobte Methoden. Je nach Resultat lässt sich ein geeignetes Vorgehen für die konkrete Implementierung von Change Management in die eigene Organisation und Kultur ableiten. Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Einführung von Change Management ist sicherlich das breite Bewusstsein für die Notwendigkeit und den Nutzen dieser Disziplin. Aber auch die Wahl von geeigneten Methoden und Werkzeugen sowie die Integration ins Projekt-Management und in bestehende Prozesse sind ein wichtiger erster Schritt. Hier kann es sich lohnen im Rahmen eines realen Projektes erste Erfahrungen mit Change Management zu sammeln. Ein internes Team von Change-Enthusiasten mit Unterstützung eines erfahrenen, externen Partners kann die erfolgreiche Implementierung von Change Management im eigenen Unternehmen im Rahmen eines gemeinsamen Projektes beschleunigen.

netrics verfügt über zertifizierte Change Practitioner nach der Prosci®-Methodologie und unterstützt Unternehmen neben den technologischen Aspekten von Projekten auch aktiv bei der erfolgreichen Bewirtschaftung der Komponente Mensch rund um die digitale Transformation, die Public Cloud und den Modern Workplace. Gemeinsam steigern wir so den Projekterfolg nachhaltig, schnell und messbar.

Let’s change together!

Die in diesem Artikel beschriebenen Vorgehensweisen basieren auf der Prosci®-Methodologie und praktischen Erfahrungen aus verschiedenen netrics Projekten.