«Mit Microsoft Copilot zum Erfolg: 3 Schritte für maximale Effizienz»

Die digitale Transformation verändert die Arbeitsweise von Unternehmen grundlegend. Neue Technologien wie Microsoft Copilot sind dabei, diesen Wandel entscheidend zu prägen. Doch wie bei jeder innovativen Technologie gibt es eine Diskrepanz zwischen Erwartungen und tatsächlichen Ergebnissen. Viele Unternehmen stossen zunächst auf Herausforderungen, die von Frustration bis zu Überforderung reichen. Das muss jedoch nicht sein! In diesem Artikel erläutern wir die zentralen Punkte, die wir im Webinar  «Erfolg statt Frust – Microsoft Copilot in 3 Schritten effektiv nutzen» behandelt haben, und geben Ihnen praktische Tipps an die Hand, wie Sie das volle Potenzial von Microsoft Copilot in Ihrem Unternehmen entfalten können. 

Microsoft Copilot: Ihr digitaler Assistent in der Arbeitswelt

Microsoft Copilot unterscheidet sich in wesentlichen Punkten von anderen KI-basierten Tools. Im Gegensatz zu einer einfachen Suchfunktion oder einem Chatbot handelt es sich bei Copilot um eine KI-gestützte Lösung, die tief in die Microsoft 365 Suite integriert ist. Copilot kann Arbeitsabläufe vereinfachen, repetitive Aufgaben automatisieren und Informationen aus einer Vielzahl von Quellen zusammenführen. Dabei unterstützt er Sie aktiv, trifft jedoch keine Entscheidungen eigenständig. Dies ist ein wichtiges Detail, das viele Anwender zu Beginn nicht verstehen: Copilot ist kein Autopilot, sondern ein Assistent, der darauf ausgelegt ist, Ihre Arbeit zu erleichtern – nicht zu ersetzen.

Unterschied zu ChatGPT und anderen KI-Lösungen  

Ein häufiges Missverständnis, dem wir in der Praxis begegnen, ist die Annahme, dass Microsoft Copilot wie ChatGPT aufgebaut ist und auch ebenso funktioniert. Zwar basieren beide Lösungen auf ähnlichen Sprachmodellen, jedoch verfolgt Copilot einen anderen Ansatz: Während ChatGPT eine generalistische KI ist, die auf unzählige Anwendungsfälle zugeschnitten ist, wurde Copilot für spezifische Arbeitsabläufe und Tools in der Microsoft-Welt optimiert. Es gibt nicht “den einen» Copilot, sondern mehrere spezialisierte Versionen, die gezielt in Anwendungen wie Word, Excel, Teams und Outlook integriert und eingesetzt werden. 

Schritt 1: Technische und organisatorische Vorbereitung 

Eine erfolgreiche Einführung von Copilot beginnt mit einer soliden Vorbereitung. Es reicht nicht aus, die Technologie lediglich bereitzustellen – sie muss sowohl auf technischer als auch organisatorischer Ebene durchdacht implementiert werden. 

• Technische Grundlage schaffen 
  

  Bevor Sie Copilot in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollten alle technischen Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehört, dass Microsoft 365 optimal konfiguriert ist und Sicherheitsrichtlinien sowie Zugriffsrechte definiert sind. Copilot greift auf die gleichen Dokumenten- und Datenquellen zu wie Teams oder SharePoint, daher ist es entscheidend, dass jeder Nutzer nur auf Inhalte zugreifen kann, die für ihn freigegeben sind. Ein solides Berechtigungskonzept schützt nicht nur die Daten, sondern sorgt auch für ein reibungsloses Arbeiten mit Copilot. 

• Organisatorische Einbettung 

  Neben der Technik spielt auch die organisatorische Vorbereitung eine wesentliche Rolle. Eine durchdachte Strategie, die sich mit der Rolle von Künstlicher Intelligenz im Unternehmen auseinandersetzt, ist unerlässlich. Dabei sollten Sie sich fragen: Wie können wir die Produktivität unserer Mitarbeiter durch den gezielten Einsatz von Copilot steigern? Welche Prozesse lassen sich automatisieren und welche Use Cases versprechen den grössten Mehrwert? Es lohnt sich, die Einführung von Copilot zunächst auf wenige ausgewählte Bereiche zu beschränken, die hohe Effizienzgewinne versprechen. 

• Change Management: Die Rolle der Mitarbeitenden 

  Eine technologische Innovation ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Deshalb muss Change Management ein integraler Bestandteil der Einführung sein. Mitarbeitende sollten frühzeitig in den Prozess eingebunden und auf die neuen Arbeitsweisen vorbereitet werden. Ein klarer Kommunikationsplan und Schulungsmassnahmen sind hier der Schlüssel zum Erfolg. 

Schritt 2: Das Geheimnis liegt im richtigen «Prompting»

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Arbeit mit Copilot ist das sogenannte «Prompting». Damit Copilot effektiv arbeiten kann, müssen ihm klare und präzise Anweisungen gegeben werden. Unser «PRAEZISE»-Modell ist ein hervorragendes Werkzeug, um strukturiert und zielführend mit Copilot zu kommunizieren. Lassen Sie mich das näher erläutern: 

• P für Person: Geben Sie an, wer Sie sind und welche Rolle Sie in einem Projekt spielen. 

• R für Resultat: Was genau erwarten Sie als Ergebnis? 

• A für Anforderungen: Welche Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 

• E für Erwartungen: Wie soll das Ergebnis dargestellt werden?  

• Z für Ziel: Was ist das Hauptziel des Prompts oder der Aufgabe? 

• I für Informationen: Welche zusätzlichen Informationen und Quellen oder Dokumente braucht Copilot, um die Aufgabe zu erledigen? 

• S für Stil: Welchen Tonfall und Stil sollen die Antworten haben, bzw. in welcher Form  soll der Output erstellt werden? 

• E für Eindeutigkeit: Formulieren Sie Ihre Anweisungen klar und präzise. Vermeiden Sie Doppelspurigkeiten.

Durch gutes Prompting kann die Qualität der Ergebnisse signifikant gesteigert werden. Ein einfacher Vergleich von schwachen und präzisen Eingaben zeigt schnell, wie viel Zeit und Aufwand sich sparen lassen, wenn die Anweisungen klar strukturiert sind. 

Best Practices für effektives Prompting 

Um Ihre Anfragen an Copilot so effizient wie möglich zu gestalten, empfehlen wir Folgendes:  

• Seien Sie spezifisch und liefern sie Kontext. 

• Nutzen Sie das «PRAEZISE»-Modell, um Ihre PROMPTS zu strukturieren. 

• Testen Sie verschiedene Formulierungen und verfeinern (iterieren) Sie Ihre Eingaben kontinuierlich, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. 

Schritt 3: Erfolgreiche Einführung und kontinuierliche Optimierung 

Die Einführung von Copilot ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Auch nach der technischen Implementierung und dem ersten Roll-out ist es wichtig, den Nutzen kontinuierlich zu überprüfen und zu optimieren. Dabei spielen zwei Faktoren eine entscheidende Rolle: 

• Erweiterung der Use Cases 

  Viele Unternehmen starten mit einem oder zwei Anwendungsfällen, in denen Copilot eingesetzt wird. Das ist ein guter Ansatz, um erste Erfahrungen zu sammeln. Doch um das volle Potenzial von Copilot auszuschöpfen, sollten Sie die Einsatzmöglichkeiten kontinuierlich ausweiten. Finden Sie weitere Prozesse, die automatisiert oder optimiert werden können. Copilot kann viel mehr als nur einfache Textzusammenfassungen erstellen oder Informationen suchen. Sein wahres Potenzial entfaltet sich in komplexeren Aufgaben, wie der Organisation von Meetings, der Generierung von Aufgaben oder der Analyse von Daten. 

•  Adoption und Schulung der Mitarbeitenden  

  Eine erfolgreiche Einführung hängt massgeblich davon ab, wie gut Ihre Mitarbeitenden Copilot in ihren Arbeitsalltag integrieren. Hier kommen gezielte Schulungsmassnahmen und die Entwicklung von “Champions» ins Spiel – Mitarbeitende, die als erste mit Copilot arbeiten und ihre Erfahrungen an ihre Kollegen weitergeben. Diese Champions können als Vorbilder und Multiplikatoren fungieren und den Nutzen von Copilot im Unternehmen nachhaltig verankern.

Fazit: Mit Microsoft Copilot den digitalen Wandel gestalten 

Die Einführung von Microsoft Copilot bietet enorme Chancen, die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Doch wie bei jeder neuen Technologie gibt es auch Herausforderungen. Mit einer sorgfältigen technischen Vorbereitung, gutem Change Management und gezieltem Einsatz von Copilot in Prozessen können Sie Frustrationen vermeiden und das volle Potenzial dieser innovativen Lösung ausschöpfen. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Copilot, um Routineaufgaben zu automatisieren, Informationen effizienter zu verarbeiten und komplexe Prozesse zu vereinfachen. 

Falls Sie weitere Unterstützung bei der Einführung von Copilot benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Unsere Envisioning-Workshops bieten Ihnen einen fundierten Einstieg in die Welt von Microsoft Copilot – inklusive praktischer Beispiele und gezieltem Training.