Home-Office und Digitalisierung: 21 Ansätze, für Ihr Unternehmen

Wir erleben derzeit einen wahren Home-Office Boom. Viele Unternehmen sehen sich dadurch mit einem stockenden Arbeitsfluss konfrontiert. In der Corona-Krise hat sich deutlich gezeigt, ob ein Unternehmen bereits in der Vergangenheit die Chance der Digitalen Transformation beherzt ergriffen hat und die Mitarbeitenden die neuen Möglichkeiten der Remote-Arbeit im Home-Office nutzen können. Dazu muss nicht nur die Technik einwandfrei funktionieren, auch die Menschen müssen für das mobile Arbeiten etliche Skills aufgebaut haben – ansonsten drohen Missverständnisse, Reibungsverluste und deutliche Verzögerungen.

Bisher hat vielen der Impuls gefehlt, das eigene Unternehmen konsequent auf die neuen Anforderungen des digitalen Zeitalters auszurichten. Jetzt ist die Zeit, eine Neubewertung der Chancen, der Strukturen, Strategien und Arbeitsweisen des eigenen Unternehmens vorzunehmen. Ein Kernelement ist dabei das Arbeiten im Home-Office. 

Grundlegende Voraussetzungen für hohe Produktivität im Home-Office

Wer seine Büro-Mitarbeitenden ohne sorgfältige Planung ins Home-Office auslagert, wird schnell feststellen, dass die Produktivität eher nachlässt und die Kommunikation schwieriger wird. Das liegt häufig - zumindest zu Beginn - auch an der noch nicht reibungslos funktionierenden und eventuell ungewohnten Technik. Zudem müssen viele Mitarbeiter selbst ihr Home-Office einrichten. 

Doch die Umstellungen auf neue Werkzeuge ist nur einer von vielen Aspekten, die die Produktivität bremsen können. Entscheidende Fragen sind auch: Besitzen die Mitarbeiter die nötigen Skills wie Selbstorganisation, Kommunikationsfähigkeit, Disziplin und Eigeninitiative, um ihre Aufgaben im Home-Office effektiv erledigen zu können?

Und zu guter Letzt: Gibt es eingespielte Prozesse, die auch dann funktionieren, wenn man nicht im gleichen Raum sitzt und sich ad hoc abstimmen kann? Denn ohne den direkten persönlichen Kontakt kommt es deutlich stärker auf Regeln und Abläufe an, die für alle verbindlich sind.

Wir haben die 21 wichtigsten Home-Office Tipps für eine produktive Zusammenarbeit in verteilten Teams für Sie zusammengestellt.

Home-Office: Die notwendige Infrastruktur

Eine reibungslos funktionierende IT für Mitarbeiter, die nicht im Unternehmensgebäude arbeiten, ist die Grundlage für ein modernes, digital arbeitendes Unternehmen. Letztlich sollten Arbeitnehmer im Büro nur einen Schalter umlegen, den Laptop zuklappen und in einer halben Stunde im Home-Office die Tätigkeit wieder aufnehmen können. Damit das gelingt, sind folgende Voraussetzungen wichtig:

1. Dokument-Ablagen, die in der Cloud liegen (beispielsweise auf OneDrive). Dies kann auch eine Private Cloud sein, die bei einem lokalen Cloud-Provider liegt oder im eigenen Rechenzentrum läuft. Wichtig ist der transparente und sichere Zugriff von jedem Gerät (PC, Laptop, Tablet und Smartphone) - vom Home-Office aus und von jedem Ort dieser Welt.
2. Alle geschäftskritischen Anwendungen in der Cloud (Microsoft 365, ERP- oder CRM-Systeme, Zeiterfassung, etc.), damit man von überall darauf zugreifen kann. Eine VPN-Verbindung für alle Mitarbeiter ist anfällig für Support und daher meist nur eine suboptimale Alternative.
3. Ein cloudbasierte VoIP-Telefonielösung zur Aufrechterhaltung der Erreichbarkeit und der Call Center-Funktionalität.
4. Notebooks für jeden (Home-Office-)Mitarbeiter mit der nötigen Sicherheitsausrüstung (aktueller Viren und Spam-Schutz, Verschlüsselung, sichere Verbindungsmöglichkeit).
5. Funktionierende Chat- und Video-Call-Technik (bsp. Microsoft Teams) an jedem Endgerät, um audiovisuell kommunizieren zu können. Zudem muss Screensharing für Besprechungen möglich sein.
6. Prozess- und Projektmanagement-Tools, um die Zusammenarbeit in virtuellen Teams möglich zu machen.

Definierte Prozesse erhalten die Produktivität

Auch ohne Home-Office ist es notwendig, innerhalb eines Unternehmens klare Vorgehensweisen und Prozesse festzulegen und zu leben. Das heisst auch: zu kontrollieren. Wenn Mitarbeiter dezentral arbeiten, laufen alle Vorgänge weiterhin wie gewünscht ab und jeder weiss, was wann zu tun ist und erledigt werden muss. Wichtige Aspekte sind dabei:

7. Tägliche, kurze (Online-)Status-Meetings mit klaren Verhaltensregeln. Diese Meetings dienen dem schnellen Informationsaustausch und sind keine Strategie-Diskussionen. Sie führen zu einem für jeden transparenten Informationsstand.
8. Dokument- und Dateiablagen mit klaren Vorgaben. Geregelt sein muss, wie Dokumente aufgebaut sind, wie sie benannt werden, wie mit Updates und alten Versionen umzugehen ist, welche Dateien wo hingehören. Das sollte schriftlich festgehalten und an alle Mitarbeiter kommuniziert werden.
9. Klare Prozesse und Zuständigkeiten, wer wann für was verantwortlich ist und in welchen Zeiträumen handeln und entscheiden muss.
10. Verbindlicher Einsatz von Cloud-Tools zum Projektmanagement (etwa Microsoft Teams), mit denen alle in gleicher Art und Weise arbeiten.
11. Remote-IT-Support. Die IT muss Prozesse etabliert haben, um remote auf Hardware der Mitarbeiter zugreifen und Probleme aus der Ferne lösen zu können.

Mitarbeiter-Skills rund um Home-Office rechtzeitig aufbauen

Wie viele Mitarbeiter gibt es in Ihrem Unternehmen, die mit modernen Arbeitsweisen vertraut sind? Wer im Home-Office effizient arbeiten soll, braucht etliche Skills, die sich nicht automatisch und von allein einstellen, sondern durch Sensibilisierung, Training und Weiterbildung aufgebaut werden müssen:

12. Fähigkeit zur Selbstorganisation und zur eigenständigen Problemlösung.
13. Klare, transparente Kommunikation, die wenig Rückfragen auslöst und das Wissen, welche Kommunikationskanäle sich für welche Art des Informationsaustausches eignen.
14. Hohe Eigeninitiative und eigenverantwortliches Handeln, also die Fähigkeit, selbst Entscheidung zu fällen und zu vertreten. Dazu gehört auch die Arbeit ohne direkte Führung oder einen ständig erreichbaren Chef.
15. Zusammenarbeit in dezentral organisierten Teams.
16. Diszipliniertes Einhalten von Workflow-Vorgaben und Prozessen.
17. Problemloser Umgang mit digitalen Tools, Techniken und Cloud-Anwendungen.
18. Bewusstsein, dass Datenschutz und -Sicherheit auch im Home-Office zu gewährleisten ist.

Sozialkontakte trotz Home-Office ermöglichen und fördern

Wer nur noch im Home-Office arbeitet, dem fehlt sehr schnell der Austausch mit Kollegen in der Teeküche, beim Mittagessen, der Zigarette oder einem Apéro. Dieser Austausch ist wichtig, damit neue Ideen entstehen und interdisziplinäre Lösungen entwickelt werden können. Fehlen diese kreativen Pausen im Home-Office, entsteht eine dauerhafte Anspannung und Vereinsamung, die der Produktivität schadet. Als Arbeitgeber sollten Sie  Möglichkeiten schaffen, die es dem Mitarbeiter erlauben, sich entspannt über Berufliches, Privates und Alltägliches auszutauschen:

19. Einrichten von Chat-Kanälen, die explizit für «Off-Topic»-Themen, in denen sich Mitarbeiter über Alltägliches austauschen können.
20. Veranstalten eines wiederkehrenden Apéros oder auch «Feierabendbieres» ab einer bestimmten Uhrzeit.
21. Regelmässige Feedback-Meetings, die nur dazu da sind, die Stimmung aufzufangen und Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit bieten, Kritik und Ideen in einer grösseren Runde zwanglos zu besprechen, zum Beispiel zur Mittagszeit.

Wichtige erste Schritte zum produktiven Home-Office

Ihr Unternehmen trifft angesichts der Notwendigkeit, den Mitarbeitenden Home-Office zu ermöglichen, auf grosse Herausforderungen? Dann nutzen Sie die Expertise von Profis, um sowohl Ihre Technik als auch Ihre Prozesse und Mitarbeiter auf das nächste Level zu heben. Sie werden in vielfacher Hinsicht davon profitieren, nicht nur durch die Einsparungen bei den Büroflächen aufgrund von Home-Office.   

Einige Prozesse wie tägliche Meetings und klare Vorgaben für Arbeitsabläufe lassen sich kurzfristig auch dann noch einführen, wenn die Einrichtung des Home-Office schon erfolgt ist und viele Mitarbeiter im Home Office sind. Andererseits können Ihre Mitarbeiter die Home Office-Zeit nutzen, um sich über Online-Trainings weiterzubilden und die Fähigkeiten zu erlernen, die man für die Arbeit von zu Hause aus benötigt.

Setzen Sie interne Strategie-Prozesse auf, um die Art, wie Ihr Unternehmen arbeitet, auf den Prüfstand zu stellen. Starten Sie daraufhin die nötigen Initiativen, um Ihre Firma konsequent auf die Zukunft auszurichten. netrics ist ein erfahrener Spezialist mit viel Erfahrung und Modern Workplace Services aus der Cloud, der Sie auf dieser Reise optimal unterstützen und beraten kann.