Bringen Sie Ordnung ins Chaos- Ersetzen Sie Ihre On-Premise Fileshare-Lösung mit Microsoft365 und SharePoint

Vielleicht kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor:

Ihr Unternehmen hat seine Daten auf diversen lokalen Dateiservern gespeichert. Diese sind im Grunde nichts anderes als gemeinsame Laufwerke, auf die von jedem im Büro angeschlossenen Desktop aus zugegriffen werden können. Diese Laufwerke, die oft auch unter den Namen G-, H- oder O-Laufwerk bekannt sind, werden von ihren Mitarbeitenden geliebt und ihr Speicherplatz entsprechend mit unzähligen Dokumenten belegt. Denn jeder kann dort etwas hochladen, bearbeiten und natürlich auch löschen.

Jeden Tag kommen so, je nach Grösse Ihres Unternehmens, Anzahl der Mitarbeitenden und Anzahl der Teams, hunderte von neuen Files dazu. So entstehen mit der Zeit endlose Hierarchien von Ordnern und Dateien, deren Namensgebung oftmals keinen einheitlichen Regeln kennt, so dass man in den Untiefen der Laufwerke Stunden mit der Suche nach dem richtigen Dokument verbringt. Ausserdem passiert es immer wieder, dass Ihre Mitarbeitenden vergessen, wichtige Dokumente auf dem gemeinsamen Laufwerk zu speichern oder sie nur auf ihrem persönlichen Laufwerk abgelegt haben. Zudem gibt es bei Dateiservern funktionale Lücken in der Zusammenarbeit, so dass Inhalte dupliziert und alte Versionen mit der neuesten Version verwechselt werden.
In einem Wort gesagt, es herrscht das blanke Chaos – und wirklich niemand hat mehr einen Überblick über die Dokumentenverwaltung.

Die Nachteile des File-Sharing auf lokalen Dateiservern liegen auf der Hand:

1. Probleme in der Zusammenarbeit und Unübersichtlichkeit

• Kein mobiler Zugriff
• Keine Zusammenarbeit mit Externen
• Keine Kontrolle über die verschiedenen Versionen
• Keine Suchmöglichkeit

• Keine Encryption
• Fördert die Verwendung von weniger sicheren Applikationen und Programmen
• Fehlende Freigabe- und Kontrollverfahren

• Hoher Aufwand für die IT (kein Self-Service durch Benutzer)
• Fehlende Archivierung verursacht unnötig hohe Storage- und Backup-Kosten

Dennoch setzen noch immer viele Unternehmen auf das alte System. Und die Frage auf das «Warum?» ist ziemlich schnell beantwortet. Weil man es schon immer so gemacht hat. Und es ist bekanntlich leichter, mit einem bekannten aber suboptimalen System zu arbeiten, als sich auf etwas Neues einzulassen. Zudem wird der Markt durch die fortschreitende Digitalisierung mit möglichen Fileshare-Replacement-Lösungen geflutet und es ist schwer, eine Lösung zu finden, die zu einem passt.

In dieser Artikelserie möchten wir Ihnen deshalb die Microsoft365 Cloud-Lösung mit OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams genauer vorstellen. Wir gehen dabei auf einige der wichtigsten Aspekte, wie Möglichkeiten und Herausforderungen, Agilität, Sicherheit und Governance ein. Im ersten Teil setzen wir uns näher mit SharePoint auseinander und erläutern einige Vorteile, die es gegenüber einem gängigen On-Premise File Share hat.

Warum SharePoint besser als ein lokaler Dateiserver ist

Für Unternehmen, die die Vorteile der digitalen Transformation nutzen möchten, ist die Migration auf SharePoint ein guter Ausgangspunkt. SharePoint ist ein cloudbasierter Dienst, der von Microsoft gehostet wird. Die Migration auf diese Plattform, bietet eine einfachere Zusammenarbeit, eine intuitive gemeinsame Nutzung von Dokumenten, verbesserte Sicherheit, nahtlose Skalierbarkeit und unterstützt eine optimierte Integration mit anderen Microsoft-Lösungen wie Office365. Zudem sparen Sie Kosten für Serverhardware, Stromverbrauch, Büroraum, Festplattenplatz und Serverwartung.

Die Vorteile zu einem «normalen» On-Premise File-Share sind vielfältig:

Ihre Mitarbeitenden können orts- und zeitunabhängig auf alle wichtigen Dateien zugreifen und das von jedem Gerät aus.

Ihre Mitarbeiter können Dateiberechtigungen kontrollieren und Dateien mit Partnern, Lieferanten oder sogar Kunden gemeinsam direkt austauschen und nutzen.

3. Check-in und Check-out-Funktion

In SharePoint können Sie eine Datei auschecken, so dass andere nicht darauf zugreifen können – so ist jeder immer darüber informiert, wer die neueste Version des Dokuments hat und man verhindert, dass an alten Dokumenten gearbeitet wird oder diese versehentlich gelöscht werden.

In SharePoint ist es nicht nötig, mehrere Versionen einer einzigen Datei zu erstellen und sie jedes Mal umzubenennen. Damit sind die Zeiten von v1, v2, v3, v4… endgültig vorbei und ausserdem nehmen sie keinen unnötigen Speicherplatz in Anspruch. Im Rahmen des Versionsverlaufs arbeiten Sie immer nur an einer Datei. Nach dem Speichern bleibt die alte Version unsichtbar erhalten, kann aber per Mausklick wieder abgerufen werden.

Mit der SharePoint Search Funktion erhalten Sie durch die Eingabe des Namens eines Dokuments oder nur eines Keywords binnen weniger Sekunden eine umfangreiche Ergebnisliste.

6. Einfache Verwaltung von Berechtigungen

Alle Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen lassen sich einfach über eine Admin-Konsole verwalten.

Der Umstieg zu SharePoint lohnt sich also in vielfacher Hinsicht, bietet aber auch einige Herausforderungen, deshalb werden wir uns im nächsten Artikel näher mit den potenziellen Hindernissen auf dem Weg zu einer optimalen Nutzung von Teams und SharePoint auseinandersetzen.

Wir helfen Ihnen gerne, Ordnung ins Chaos Ihrer Datenablage zu bringen:

• Wir erarbeiten mit Ihnen Ihre passende Strategie für persönliche und team-orientierte Produktivität, im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
  -> Damit Sie Ihr Ziel klar umrissen haben.
• Wir analysieren Ihre Datenlandschaft, zeigen Optimierungspotential und arbeiten ein Zielbild aus
  -> Sie erhalten einen Überblick über die wichtigsten Defizite und Chancen, geeignete Massnahmen und Zeithorizonte und die entstehenden Transformationskosten und Einsparungsmöglichkeiten für den Betrieb.
  -> Sie profitieren von unserer Erfahrung und erhalten ein klares Bild davon, wie sie vorgehen sollten und was es kostet.
• Wir erarbeiten mit Ihren Teams die notwendigen Kollaborations- und Ablagekonzepte und implementieren sie auf der am besten geeigneten Infrastruktur/Plattform, ob Public oder Hybrid Cloud
  -> Sie erhalten einen Blueprint für die zugrundeliegende Infrastruktur und Systeme inkl. einem Preisschild für die Umstellung und den Betrieb.
• Mit der Einführung neuer Werkzeuge allein ist es nicht getan, deshalb erarbeiten wir mit Ihnen die notwendigen Veränderungsmassnahmen, damit Ihre wichtigsten Nutzergruppen auch wirklich produktiver und innovativer werden
  -> Sie stellen sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Möglichkeiten auch wirklich einsetzen und können dies messen.

Mehr Artikel aus dieser Reihe: 

Wie man den Informations-Wildwuchs in Microsoft Teams vermeidet und trotzdem flexibel bleibt