Die Previs Vorsorge setzte frühzeitig auf einen digitalen Arbeitsplatz und integrierte moderne Anwendungen, die den internen Anforderungen und Rollen angepasst waren. Einige dieser Anwendungen wurden in einer Schweizer Private-Cloud gehostet. Als die Corona-Pandemie das Home-Office unvermeidbar machte, konnte das Unternehmen so der neuen Situation schnell gerecht werden. Während des Lockdowns wurde jedoch deutlich, dass die Zusammenarbeit verbessert werden musste, um effektiver über Bereichs- und Anwendungsgrenzen hinweg arbeiten zu können. Als Reaktion darauf entschied sich Previs für einen hybriden, zentral gemanagten Arbeitsplatz von Netrics und eine Neugestaltung der internen Kommunikationsplattform sowie des Informations-Managements auf Basis von Microsoft 365.
Die Previs hat sich in über 60 Jahren von einer Pensionskasse der Bernischen Gemeinden zu einer führenden Vorsorgeeinrichtung in der Schweiz gewandelt. Sie bietet innovative Vorsorgewerke, individuelle Planung und exzellenten Service an und hat damit ein einzigartiges Modell geschaffen. Die Previs Immobilien sind ein wesentlicher Teil der Previs Vorsorgestiftung und tragen entscheidend dazu bei, dass stabile Renditen erzielt werden. In diesem Zusammenhang ist es für das Unternehmen sehr wichtig, dass die Mitarbeitenden bereichsübergreifend zusammenarbeiten. Deshalb hat es schon früh in verschiedene Digitalisierungsmassnahmen investiert. Aber durch die anfänglich hauptsächlich aufgabenorientierten, digitalen Werkzeuge kamen neue Herausforderungen auf.
«Wir nahmen u.a. unsere Erfahrungen aus dem Corona Lockdown als Basis für eine strategisch Neugestaltung unserer digitalen Kommunikations- und Kollaborations-Umgebung.»
Stefan Muri, Geschäftsführer Previs Vorsorge
Die Ausgangslage:
Digitalisiert aber mit Kollaborationshemnissen
Die Previs verfügte bereits vor der Corona Pandemie über einen hohen Digitalisierungsgrad von Informationen und Arbeitsmitteln. Der verwendete Remotezugang und der Einsatz von Tools wie Zoom halfen der Organisation gut durch den Lockdown und die dadurch erzwungene Home-Office Situation zu kommen. Dieser Stresstest brachte aber auch wichtige Erkenntnisse und Anforderungen wie die Notwendigkeit zur weiteren Vereinfachung des Remote-Zugriffes für alle Mitarbeitende auf wichtige Unternehmensanwendungen, eine Modernisierung und Vereinheitlichung verschiedener Kommunikations-Tools mittels Microsoft Teams und eine deutliche Effizienz- und Akzeptanz-Verbesserung von kollaborativen Prozessen und des Informations-Managements. Nach eingehender Analyse der Anforderungen an Infrastruktur, Bereitstellung von Unternehmensanwendungen und der Arbeitsumgebung der Mitarbeitenden entschied sich die Previs für die hybride Modern Workplace-Umgebung von Netrics, inklusive zentral gemanagter neuer Endgeräte (Laptops).
Um sicher zu stellen den grösstmöglichen Nutzen aus der neuen Arbeitsplatzumgebung ziehen zu können, beauftragte Previs die Netrics-Tochter AliceBlue mit der Neugestaltung der internen Unternehmens-kommunikation und des Informationsmanagements in Microsoft 365 und mit der Durchführung eines fundierten Veränderungsmanagements.
Strategische Weichenstellung:
Gesamtbild des digitalen Arbeitsplatzes
Die Unternehmenskultur der Previs, charakterisiert durch einen starken Fokus auf Kommunikation und Zusammenarbeit, fungierte als strategische Orientierungshilfe für das Projekt. In enger Abstimmung mit Nutzergruppen und Entscheidungsträgern wurden die Dimensionen des Mitarbeiter- und Kunden-erlebnisses, der Prozessarchitektur sowie die Kompetenzen der Nutzer präzisiert und entwickelt. Zudem wurde eine angemessene Governance-Struktur auf der Ebene von Werkzeugen, Nutzung und Daten definiert. Die Implementierung erfolgte in aufeinanderfolgenden Phasen, um eine Überforderung der Nutzer zu vermeiden.
Implementierung begleitet von Change Management
Die Implementierung wurde in mehreren, sorgfältig koordinierten Phasen durchgeführt. Neue Geräte wurden inklusive Authentifizierung an die bereits eingeführte, moderne Private-Cloud-Umgebung bei Netrics überführt und umfassend getestet. Dabei kamen Elemente des Zero-Trust-Modells zum Einsatz, wie beispielsweise die Zwei-Faktoren-Authentifizierung, um ein hohes Mass an Sicherheit und Identitätsmanagement zu gewährleisten. Anschliessend erfolgte die Migration von Microsoft-Diensten wie E-Mail in die Public Cloud von Microsoft. Im Zuge der Ablösung traditioneller Dateiserver wurden Datenklassifizierungen aktualisiert, um den neuen Anforderungen, auch denjenigen des neuen Datenschutzgesetzes, gerecht zu werden. Die entwickelte Informationsarchitektur wurde in Microsoft Teams und SharePoint umgesetzt, wobei Governance-Richtlinien mittels des MS Teams Lifecycle Tools EasyLife 365 automatisiert wurden. Ein modernes SharePoint Intranet, «MyPrevis» , bot der internen Kommunikation ein neues Fundament.
Die Mitarbeitenden wurden durch die verschiedenen Phasen mit Unterstützung von AliceBlue und einer neu ins Leben gerufenen Champions-Community umfassend vorbereitet und unterstützt. Dies umfasste die Bereitstellung neuer Laptops, den Wechsel zu Microsoft 365, den Umzug in die neue, auf MS Teams basierende Datenablage, die Einführung des neuen Intranets sowie Vertiefungstrainings und die Einführung von MS Teams-Telefonie. Dabei wurden die Nutzer stets sorgfältig auf den jeweils nächsten Schritt vorbereitet und in den veränderten Arbeitstechniken durch wiederholtes Training geschult.
«Unser primäres Ziel bei der Umstellung auf einen modernen Arbeitsplatz war es, unseren Mitarbeitenden
die Möglichkeit zu bieten, unabhängig von Zeit und Ort produktiv zu sein, und gleichzeitig eine offene und kooperative Unternehmenskultur zu fördern. Dabei war es uns besonders wichtig, die individuellen Bedürfnisse und Bedenken der Mitarbeitenden gegenüber Veränderungen ernst zu nehmen.
Dank der professionellen Unterstützung durch Netrics und AliceBlue haben wir bedeutende Fortschritte gemacht. Dies ermöglicht es Previs, sich in einem sich schnell wandelnden Umfeld als attraktive Arbeitgeberin und Partnerin zu positionieren.»
Stefan Muri, Geschäftsführer Previs Vorsorge
Ergebnisse: Kulturwandel und gesteigerte Produktivität
Die Previs Vorsorge hat mit ihrer Digitalisierungsinitiative einen signifikanten Fortschritt erzielt, der interne Arbeitsabläufe und die Effizienz massgeblich verbessert hat. Durch die Bereitstellung eines modernen Arbeitsumfeldes, das einen sicheren Zugriff auf Unternehmensanwendungen von beliebigen Standorten aus ermöglicht, fördert dieser Schritt die Flexibilität und die Balance zwischen Beruf und Privatleben der Belegschaft. Darüber hinaus trägt eine anpassungsfähige Kommunikationsplattform und eine zukunftsorientierte Informationsarchitektur zur Steigerung der Arbeitseffizienz und zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team bei.
Die grundsätzlich positiven Rückmeldungen der Mitarbeitenden bestätigen den Erfolg dieser Bemühungen. Insbesondere die Implementierung von Microsoft Teams hat zu einer spürbaren Verbesserung des Arbeitsalltags geführt, indem es eine effizientere Informationssuche und die Bündelung von Kommunikations- und Kollaborationstools in einer einzigen Plattform ermöglicht. Die erleichterte Zugänglichkeit von Unternehmensanwendungen von jedem Ort aus – bei gleichzeitig verstärkten Sicherheitsmassnahmen – vereinfacht die Arbeitsprozesse erheblich. Diese digitalen Innovationen haben nicht nur zu einer gesteigerten Produktivität beigetragen, sondern auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbessert.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Previs Vorsorge durch die Einführung des «Modern Workplace» von Netrics einen wichtigen Fortschritt in ihrer Digitalisierungsstrategie erzielt hat. Die Modernisierung des Arbeitsplatzes, die Einführung einer flexiblen Kommunikationsinfrastruktur und die positive Aufnahme durch die Mitarbeitenden sind klare Indikatoren für den Erfolg dieser Initiative. Diese Schritte tragen wesentlich dazu bei, dass die Previs Vorsorge ihre Position als fortschrittliches Unternehmen stärkt und gleichzeitig eine attraktive Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeitenden schafft.
