An grossen Herausforderungen wachsen Menschen – und Unternehmen. Gerade Unternehmen, die dem Home-Office bisher kritisch gegenüberstanden, dürften erkannt haben, dass Mitarbeitende auch zu Hause produktiv sein können. Allerdings mussten etliche Organisationen dafür in kurzer Zeit Prozesse überarbeiten und neue Technik implementieren. Schlagartig wurde deutlich, welche Abläufe für einen mobilen Arbeitsplatz bereit waren und sind, und welche dringend überarbeitet und modernisiert werden müssen.
Viele Unternehmen haben auch erkannt, das menschliche Faktoren bei der Digitalisierung und insbesondere beim Modern Workplace eine wichtige Rolle spielen und stärker berücksichtigt werden müssen, als dies Vielen vorher bewusst war. Dazu braucht es allerdings als Basis eine technische Infrastruktur, die eine effiziente Kommunikation und dezentrale Führung erst möglich macht.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Corona-Krise sind:
1. Home-Office funktioniert
Mitarbeitende verfallen im Home-Office nicht in sofortige Faulheit, sondern arbeiten teilweise effizienter und auch länger als im Büro, dies schon deshalb, weil beispielsweise der Arbeitsweg komplett entfällt. Allerdings ist eine etwas engere Führung notwendig. Diese betrifft insbesondere die Bereiche Kommunikation und Koordination. Die zu erreichenden Ziele und die dazu nötigen Prozesse sind klar zu definieren und zu kommunizieren.
2. Es gibt für alles eine Lösung aus der Cloud
Mobiles Arbeiten ist nichts Neues. Bis anhin brauchte es jedoch dazu häufig Remote Desktop Anwendungen und entsprechend sichere Netzwerkzugänge ins Unternehmen. Im Rahmen des Modern Workplace ist es plötzlich ganz einfach möglich geworden via Internet Werkzeuge für die kollaborative Zusammenarbeit (Video-Conferencing, Chat, etc.) wie beispielsweise Microsoft Teams zu nutzen. Wo noch Legacy Anwendungen zum Einsatz kommen wird nach Alternativen aus der Cloud gesucht. Viele hochmoderne Cloud-Dienste lassen sich vielfältig vernetzen und gegenseitig integrieren.
Um mehr über Modern Workplace zu erfahren, empfehlen wir Ihnen die Lektüre unserer Guide und E-Book zum Thema.
3. Der Video-Call macht die Kommunikation effizienter
Nach Corona kann nahezu jeder Mitarbeitende mit Mikrofon, Videokamera und Video-Call-Software umgehen – sie gehört ab sofort wie Textverarbeitung und E-Mail-Schreiben zum Standard-Fähigkeiten-Repertoire. Aus der Not entsteht eine Tugend. Mitarbeitende greifen jetzt häufiger zum Video-Call, dies spart nicht nur Reisezeit sondern macht Sitzungen auch effizienter. Während der Corona-Krise hat sich klar gezeigt, dass Meetings via Video-Conferencing effektiver sind und häufig pünktlich beendet werden. Dies insbesondere aufgrund der höheren Disziplin der Teilnehmer und der Konzentration auf das Wesentliche. Trotz allem wird es auch in Zukunft nötig sein, sich von Zeit zu Zeit physisch zu treffen. Gerade der zwischenmenschliche Austausch darf auf gar keinen Fall vernachlässigt werden.
4. Kosten-Verschiebung bei Reise- und IT-Kosten
Aufgrund der positiven Erfahrungen mit Video-Conferencing werden Mitarbeitende in Zukunft deutlich weniger reisen. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf die Kosten aus und spart Zeit, sondern schont gleichzeitig auch die Umwelt. Es ist aber auch mit neuen Kosten zu rechnen. So ist eine richtige und insbesondere sichere Infrastruktur auch im Home-Office oder unterwegs notwendig. Zudem wird aktuell diskutiert, ob Mitarbeitende für die Nutzung ihres Home-Offices entschädigt werden sollen.
5. Dynamische Organisation, Struktur und Kultur im Unternehmen
Wurden bis anhin Organisation, Struktur und die Kultur im Unternehmen bestenfalls periodisch überprüft und angepasst, entwickeln sich diese Themen nun zum Dauerbrenner. Neue Generationen von Mitarbeitenden mit neuen Arbeitsmodellen unterstützt durch moderne Werkzeuge machen die Anpassung von Organisation, Struktur und Kultur zum permanenten Prozess.
6. Menschen brauchen Kontakt
Menschen sind soziale Wesen und brauchen sozialen Kontakt. Entsteht dieser nicht auf selbstverständliche Weise in Tee-Küchen, beim Rauchen oder in der Mittagspause, muss das Unternehmen die Gelegenheiten anderweitig schaffen und für sozialen Austausch sorgen. Das können digitale Feierabend-Apéros, Off-Topic-SoM-Kanäle («Zeig mir dein selbstgekochtes Mittagessen») und nach Corona auch wieder gemeinsame Feiern beim Erreichen von Zielen sein.
7. Der Change erfordert eine professionelle Unterstützung
Die Umstellung auf neue Arbeitsweisen, die dazugehörige Technik und das Implementieren neuer Prozesse kann die Unternehmensführung nicht «nebenbei» stemmen. Change-Management ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wird der Wandel nicht professionell begleitet, droht Frust und die Rückkehr zu «neuer Wein in alten Schläuchen».
Fazit
Corona hat der Digitalisierung unbeabsichtigt einen deutlichen Schub verpasst. Für viele Firmen war die rasche Umstellung auf «Home-Office» überlebenswichtig, um das Business aufrechtzuerhalten und die Umsatzrückgänge zu minimieren. Viele Mitarbeitende haben das Arbeiten zu Hause unfreiwillig kennengelernt und neue Fähigkeiten entwickelt, gleichzeitig aber auch ihre Kollegen vermisst.
Wahrscheinlich wird sich in Zukunft in vielen Organisationen eine Mischform etablieren, in der Mitarbeitende ihren modernen Arbeitsplatz, den Modern Workplace, verlagern, wenn sie ungestört arbeiten wollen und müssen, und sonst gerne auch im Büro sind, um den sozialen und beruflichen Kontakt zu halten.
Kluge Arbeitgeber werden daher in Zukunft ihre Infrastruktur und Prozesse so gestalten, dass den Bedürfnissen der Mitarbeitenden optimal entsprochen werden kann. Damit verbessern sie die Produktivität und steigern dazu noch die Motivation. Es könnte sogar sein, dass für einige Unternehmen mittelfristig die Einbussen aus der Corona-Krise mehr als kompensiert werden können.
