New Work funktioniert nur, wenn die Mitarbeitenden eigenverantwortlich und flexibel arbeiten und Wissen aktiv austauschen. Da sie immer häufiger an verschiedenen Orten tätig sind, spielen Kommunikation und Werkzeuge zur effizienten Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle. Wirklich Smart wird der moderne Arbeitsplatz aber nur, wenn bestimmte Faktoren berücksichtigt werden.
New Work ist ein interessanter und prüfenswerter Ansatz, um dem eigenen Unternehmen den Weg in die Zukunft zu erleichtern. Aber wo genau beginnt die Reise und welche Aspekte gilt es zu beachten, um New Work erfolgreich umzusetzen?
Zu den wichtigsten Faktoren gehört natürlich eine Hard- und Software-Landschaft, welche die Transformation optimal unterstützt. Dieser sogenannte Smart- oder Modern Workplace erlaubt es den Mitarbeitenden, optimal gemeinsam an ihren Aufgaben zu arbeiten. Die folgenden sieben Faktoren sollten Führungskräfte berücksichtigen, damit New Work für die Mitarbeitenden Realität wird:
7 Faktoren für den Smart Workplace
1. Digitalisierung: Zugang zu allen Arbeitsmitteln
Ob mit dem Smartphone oder Desktop-PC, ob vom Büro, zu Hause oder auf Reisen: Mitarbeitende müssen auf alle Programme, Anwendungen und Daten von jedem Ort dieser Welt sicher, schnell und flexibel zugreifen können. Die Aussage «das geht nur, wenn ich im Büro bin» zeigt, dass noch etwas im Argen liegt. New Work setzt also eine weitgehende Digitalisierung der Arbeitsmittel voraus. Was nur auf Papier vorliegt, kann per Smartphone nur schwer verarbeitet werden.
2. Unterstützende Technik für wechselnde Projektteams
Heutzutage arbeiten Mitarbeitende in Unternehmen häufig an verschiedenen Projekten und in zahlreichen Kontexten gleichzeitig. Dementsprechend entstehen laufend neue Teams in den unterschiedlichsten Zusammensetzungen. Das bedeutet, dass sich neue Teammitglieder möglichst schnell und selbstständig einarbeiten müssen ohne vorgängig viele andere Kollegen zu befragen. Dafür braucht es Boards, Wissensdatenbanken, gemeinsame Dateiablagen und Werkzeuge, die das schnelle Aufsetzen einer neuen Initiative optimal unterstützt. Im besten Fall sollten die Projektleiter das ohne Einsatz der IT selbst erledigen können.
3. Maximale Transparenz: Zugriff auf alle Informationen ohne Dritte
«Da muss ich erstmal Claudia fragen» – dieser Satz zeigt eindrücklich, dass es an Transparenz mangelt, es eventuell noch Herrschaftswissen gibt und Mitarbeitende unnötig in ihrer Arbeit behindert werden. Jeder Mitarbeitende sollte ohne Hürden und ohne jemand anderes einbeziehen zu müssen, auf alle Daten und Informationen zugreifen können, die er braucht. Nur so ist Arbeiten an Standorten möglich, wo der Zugriff auf «Claudia» nicht gewährleistet ist. Hierbei helfen cloudbasierte Werkzeuge, die jederzeit einen sicheren Zugriff erlauben.
4. Arbeiten von beliebigen Arbeitsorten
Jeder Mitarbeitende, der potenziell auch im Home-Office, bei seiner pflegebedürftigen Mutter oder am See arbeiten kann, sollte so ausgestattet sein, dass es für ihn einfach möglich ist von jedem beliebigen Ort zu arbeiten. Dazu zählen …
- die passende Hardware (Laptop/Tablet/Smartphone mit Kamera und Headset)
- ein vernünftiger Arbeitsplatz zu Hause (kein Küchentisch)
- ein schneller, mobiler Internetzugang
- VoIP-Telefonie und Video-Konferenz-Software
- Cloud-Anwendungen für alle täglichen Aufgaben
- eventuell auch VPN-Zugänge für ältere On-Premise-Anwendungen
5. Intensive Kommunikationsmöglichkeiten auf Augenhöhe
Wer nicht mehr physisch im Büro sitzt und seine Kollegen direkt ansprechen kann, räumt der Kommunikation generell einen höheren Stellenwert ein. Denn wenn die Kolleginnen untereinander weniger kommunizieren als vorher – weil es zu kompliziert ist – dann leidet nicht nur die Produktivität, sondern auch der soziale Zusammenhalt. Hier können Kommunikations- und Produktivitätswerkzeuge wie beispielsweise Microsoft Teams den aufgabenbezogenen Austausch fördern. Eine ausschliessliche Kommunikation via E-Mail erfüllt die Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz heute nicht mehr und ist daher ungenügend.
6. Sichere Cloud-Infrastruktur und mobile Nutzung
Ein produktiver New-Work-Arbeitsplatz entsteht aber nur, wenn alle wichtigen Anwendungen und Arbeitsmittel über eine gut gesicherte Cloud zur Verfügung stehen. Nur so lassen sich alle Arbeiten auch mobil erledigen. VPN ist nur eine Brückentechnologie, die bei intensiver Nutzung schnell neue Probleme aufwerfen kann. Cloud-Infrastrukturen können heutzutage sehr gut gegen Angriffe und unberechtigte Zugriffe geschützt werden und sind sehr einfach skalierbar.
7. Software-Kompatibilität verschiedener Cloud-Anwendungen untereinander
Cloud-Anwendungen verschiedener Anbieter (und erst recht vom gleichen Anbieter), sollten über passende Schnittstellen optimal miteinander zusammenarbeiten und Daten mühelos austauschen können. So sollte eine Online-Textverarbeitung ihre Texte direkt in der eingesetzten Datei-Cloud speichern können. Ebenso sollte das Projekt-Management-Tool eine Anbindung an eine Cloud-Abrechnungssoftware und -Zeiterfassung haben. Dazu gehören auch Automatisierungen, die bei bestimmten Vorgängen in einer Cloud-Anwendung Aktionen in einer anderen auslösen. Microsoft Teams ist dafür ein gutes Beispiel, wie über entsprechende Schnittstellen viele andere Cloud-Anwendungen eingebunden werden können.
Wichtig: Ein fähiger Partner für den Smart Workplace
Die integrale technische Umsetzung des New-Work-Arbeitsplatzes ist eine zwingende Voraussetzung, damit die Mitarbeitenden die neuen Möglichkeiten akzeptieren und auch einsetzen. Schon Kleinigkeiten können dazu führen, dass die neuen Angebote ungenutzt bleiben und Mitarbeitende in alte Verhaltensmuster zurückfallen. So wird wertvolles Produktivitäts-Potenzial verschenkt.
Daher sollten Unternehmen von Anfang an einen erfahrenen Partner ins Boot holen. Idealerweise verfügt dieser einerseits über die technische Expertise und kennt die verschiedenen Lösungsansätze mit allen Vor- und Nachteilen, weiss aber andererseits auch wie alle Mitarbeitenden optimal eingebunden werden können um so für bestmögliche Akzeptanz von New Work zu sorgen.
Netrics hat bereits viele Unternehmen beim Aufbau eines Smart- respektive Modern Workplace begleitet. Mit dem Netrics-Kompass in sechs übersichtlichen Teilschritten helfen wir Ihnen, die Orientierung nicht zu verlieren und schnell effektive und messbare Resultate für ihren Modern Workplace zu erzielen.
Fazit
Die 7 Faktoren zeigen, dass für eine erfolgreiche Umsetzung von New Work etliche Aspekte zu berücksichtigen sind. Dennoch ist das Einrichten eines Smart Workplace für alle Mitarbeitenden kein Hexenwerk und kann problemlos Schritt für Schritt erfolgen. Machen Sie sich einen Masterplan und lassen Sie sich von einem Partner unterstützen um typische Fehler gleich zu Beginn zu vermeiden.
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